OWODAILY LIMITED 

Definitions 

1. Data protection principles 

The Organisation is committed to processing data in accordance with its responsibilities under the DPA. DPA requires that personal data shall be 

a) processed in a fair, lawful and transparent manner ; 

b) collected for specified, explicit, and legitimate purposes, and not to be further processed in a way incompatible with these purposes ; 

c) adequate, relevant, and limited to the minimum necessary for the purposes for which the personal data was collected or further processed ; 

d) retained for not longer than is necessary to achieve the lawful bases which the personal data was collected or further processed ; 

e) accurate, complete, not misleading, and, where necessary, kept up to date having regard to the purposes for which the personal data is collected or is further processed ; and 

f) processed in a manner that ensures appropriate security of personal data, including protection against unauthorized or unlawful processing, access, loss, destruction, damage, or any form of data breach. 

3. General provisions 

a.This policy applies to all personal data processed by the Organization.  

b.The Responsible Person shall take responsibility for the Organizations ongoing compliance with this policy.  

c.This policy shall be reviewed at least annually.  

d.The Organisation shall register with the Nigeria Data Protection Commission, as an  organization that processes personal data.  

4. Lawful, fair and transparent processing  

a.To ensure its processing of data is lawful, fair and transparent, the Organization shall maintain 

a Register of Systems.  

b.The Register of Systems shall be reviewed at least annually.  

c.Individuals have the right to access their personal data and any such requests made to the Organisation shall be dealt with in a timely manner.  

5. Lawful purposes 

a.All data processed by the Organisation must be done on one of the following lawful bases: consent, contract, legal obligation, vital interests, public task or legitimate interests as provided for in the NDPA. 

b.The Organization shall note the appropriate lawful basis in the Register of Systems. 

c.Where consent is relied upon as a lawful basis for processing data, evidence of opt-in  consent shall be kept with the personal data.  

d.Where communications are sent to individuals based on their consent, the option for the individual to revoke their consent should be clearly available and systems should be in place to ensure such revocation is reflected accurately in the Organisation’s systems.   

6. Data minimization 

a.The Organization shall ensure that personal data are adequate, relevant and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are processed.  

7. Accuracy 

a.The Organization shall take reasonable steps to ensure personal data is accurate.  

b.Where necessary for the lawful basis on which data is processed, steps shall be put in place to ensure that personal data is kept up to date.  

8. Archiving / removal 

a.To ensure that personal data is kept for no longer than necessary, the Organization shall put in place an archiving policy for each area in which personal data is processed and review this process annually.  

b.The archiving policy shall consider what data should/must be retained, for how long, and why.  

9. Security 

a.The Organisation shall ensure that personal data is stored securely using modern software that is kept-up-to-date.   

b.Access to personal data shall be limited to personnel who need access and appropriate security should be in place to avoid unauthorized sharing of information.  

c.When personal data is deleted this should be done safely such that the data is irrecoverable.  

d.Appropriate back-up and disaster recovery solutions shall be in place.  

10. Breach 

In the event of a breach of security leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data, the Organization shall promptly assess the risk to people’s rights and freedoms and if appropriate report this breach to the NDPC (for more information, visit the NDPC website) 

END OF POLICY